テレワークでの勤務をする会社は増えてはいるものの、導入できずに出社が必要となるのが問題がFAXによる日本の紙文化です。
FAXの受信や送信が必要で在宅勤務ができないこともあれば、半テレワークで出社をしなければいけないなんてこともあります。
いまだに多くの企業がFAXを利用しているにも関わらず、テレワークが上手く機能している個人や企業はあります。
それが「インターネットFAX」を利用したテレワークシステムを使うことです。
- 在宅勤務しながらFAXの送受信ができる
- 受信したFAXを複数人が自宅で確認できる
- 受注業務でも機能させることが可能
テレワークのシステムと言うと難しいように聞こえますが、スマホやPCから送受信ができるようになるのが、「インターネットFAX」です。
なおかつ印刷コストの削減ができ、紙代やインク代の経費の削減にもなるので、導入する個人や企業が増えており話題となっているのですね。
テレワークのシステムがインターネットFAXでできること
インターネットFAXを利用したテレワークのシステムなら、在宅勤務で必要となるFAXの問題は全てが解決することができます。
見積書や受注書や発注書に確認書類など、今までFAXで送受信していたのは、自宅にいながらも共有することもできるので、受注常務にさえ導入できます。
- 相手のFAXには今まで通り印刷がされる
- 受信や送信した内容をスマホやPCで確認できる
- 価格が安い（毎月2,000円ぐらいから導入できる）
- FAXの確認で会社へ出社する必要が
- 即日に利用が可能
- 受注業務にも使える
そのままスマホやPCがFAX替わりとなり、複数人が同じ番号で送信をすることもできますし、受信した内容を確認することもできます。
その上で必要となる費用は初期費用・月額費用・送受信費となり、サービスによって価格は違えど利用料は複合機より安くなることがほとんどです。
例えば国内での利用者が60,000件を越えており、30日の無料トライアルを実施している「eFax（イーファックス）」であれば、最初の初期費用で1,000円の月額が1,500円で送受信が一枚15円（各150枚無料）です。
その上で印刷がそのままされインク代と用紙代がかかる複合機と違い、必要に応じて印刷機やコンビニのコピー機などで印刷すれば良いので、コストが安く抑えることができるのがインターネットFAXによるテレワークのシステムです。
テレワークでのFAX送信を解決
インターネットFAXによるテレワークのシステムでFAXの送信による問題は全て解決します。
- スマホやPCから送信できる
- 送信先では複合機と同じく印刷がされる
- 各自が自宅から送信可能
- excelやwordや写真など各種データに対応（サービスによる）
複合機がなくてもスマホかパソコンがあれば自宅からFAXの送信が1枚辺り0円から15円ぐらいで行うことができます。
コンビニFAXでは業務上で送信しづらい内容でも、安心できるサービスを利用すれば問題がありません。
これらのテレワークによるFAX送信の問題はインターネットFAXの利用により解決することができるのですね。
テレワークでのFAX受信を解決
テレワークによる在宅勤務でFAXの一番の問題となる受信に関しても解決することができます。
- PDFで受信をするので複合機は必要ない
- 複数人が自宅で受信した内容を確認できる
- 受注業務も可能にする
- 必要に応じて印刷機やコンビニで印刷可能
- インク代と印紙代が必要ない
- 送られてきたのを確認で出社する必要なし
受信は複合機を自宅で持っていたとしても、複数人が共有をできないので、送信のようにコンビニを利用することもできません。
しかし、インターネットFAXによるテレワークのシステムなら、ID（アカウント）にPDFとして送られてくるので、内容の確認もできれば必要に応じて印刷をすることもできます。
必要な人数分だけ複合機や番号が必要となり、取引先に随時送付先を伝えなければいけないのに比べ、インターネットFAXなら相手に手間を取らせることもなければ、そのまま利用ができるのですね。
そのため、在宅勤務によるFAXの受信の問題を全て解決ができるようになっています。
FAXの転送では解決できない
テレワークの導入する上でFAXの転送を検討するものの、現実的には対応が難しい現状があります。
個人であれば転送をすれば自宅で利用をすることはできます。
しかし、複数人が同じFAXを利用していた業務環境だと、各々に転送をすることができないので、在宅勤務のシステムを構築することができません。
インターネットFAXであれば転送をする必要もなく、各個人が所有しているスマホやパソコンがFAXの複合機と変わるので、解決させることができるのですね。
個人としても利用できる
会社としてはテレワークを導入していても、取引先との状況で個人としては、必要に応じて送受信の関係で出社がよぎなくされることがあります。
インターネットFAXであれば固有の番号も所有することができるので、必要に応じて相手に送信先を伝えれば良いだけとなります。
そのため、FAXの確認の為だけに出社が必要となることはないのですね。
また、インターネットFAXの利用代金はどこも初期費用が1,000円程度で、月額も数百円から数千円の受信料も5円や15円など安いです。
個人で利用できるほどの安価な金額となっているので、通勤時間など無駄な手間を省けるのにコスパは非常に良くなっています。
但し、導入をするのは会社へ許可を取るのを推奨します。
テレワークによる受注業務
テレワークによる受注業務としてもインターネットFAXによるシステムは利用をすることができます。
私自身も受注業務の仕事をしていた経験がありますが、在宅での勤務を考えると問題となるのが、送られてきた発注内容を数が多いので複数人で処理をしなければなりません。
そのため、複合機を利用してとなると必ず出社が必要となり、在宅でのテレワークを行うのは無理です。
しかし、インターネットFAXのシステムを利用することで、各々が所有しているパソコンやスマホが複合機替わりとなり、同じ内容を共有できPDFとしてもファイルが残ります。
そのため、発送の業務をそれぞれが処理をしたり、必要に応じて印刷をして書面として残すこともできるようになります。
テレワークシステムにかかせないので利用する個人や企業が増えている
テレワークをするのネットFAXによるシステムを使っている個人や企業の人は増えています。
そのため、サービスを提供する会社によっては、テレワークキャンペーンやプランなどによる割引を行っているところもあります。
海外の人からすると「日本は先進国なのにまだFAXを利用している」など目にすることはあります。
パソコンに復旧によってメールでデータをそのまま送信をすれば良いだけではあるものの、高齢者など日本では使い方が分からない人もまだまだ多く、FAXの利用が取引先によって必要となることは多いです。
しかし、相手がパソコンを使えなくてもこちらは複合機がなくても、送信した内容は印刷されるのがインターネットFAXです。
そのため、テレワークのシステムとして使用をしている個人や企業が増えているのですね。
将来的にテレワークの継続や終了でも使い続けられる
もともとこのテレワークのシステムは今の在宅勤務が増える前から導入をしている企業や個人は多くありました。
今の状況により存在を知った人は急激に増え話題になりましたが、そのままテレワークを継続するにしても、終了して出社する業務に戻るにしても利用をし続けるメリットは多いです。
- インク代や印紙代の削減
- FAXの送受信の確認で外出先からオフィスに戻る必要がない
- 働く個人としては効率良く仕事ができる
- 企業としては無駄な交通費や残業代の削減にもなる
- 複合機よりも安くて便利
- FAXで送受信した内容がPDFで残るので管理がしやすい
仕事でFAXを必要としているのであれば、「経費の削減」「労働環境の改善」「仕事の効率化」と、役立てることができるのですね。
そのため、今になって初めて存在を知った人も、使ってみると継続して利用していこうとなる人が多いのですね。
